أصدر الدكتور الهلالى الشربينى، وزير التربية والتعليم والتعليم الفنى، كتابًا دوريًا؛ بشأن إنشاء واستحداث إدارة المتابعة وتقويم الأداء بكل مديرية تعليمية، وإدارة تعليمية، وإدارة تنسيق المتابعة بكل مديرية، والعمل على ضمها للهيكل التنظيمي للمديرية، والإدارة التعليمية التابعة لها تحت مسمى إدارة المتابعة وتقويم الأداء (بالإدارة التعليمية والمديرية) و إدارة تنسيق المتابعة بالمديرية فقط..
يأتي هذا في إطار أهمية عمليات المتابعة والتقويم الجيد بمختلف مستوياتها في تحسين أداء العملية التعليمية، والنهوض والارتقاء بكافة عناصرها،ونص الكتاب الورى على أن يتعين على مديري المديريات التعليمية تنفيذ التعليمات التالية ومتابعتها وهى كالتالى:
· ضرورة الالتزام بالشروط والمعايير الواجب توافرها فى مدير وأعضاء المتابعة، وتقويم الأداء بالمديرية، والإدارات التعليمية التابعة لها، ومدير وأعضاء مكتب تنسيق المتابعة بالمديرية على النحو التالى:
ـ أن يكون المرشح حاصلًا على مؤهل عال مناسب.
ـ ألا يكون المرشح من المؤهلات التربوية إلا فى حالة الضرورة القصوى، وبعد التأكد من التوجيه الفنى بوجود زيادة فى تخصصه، على ألا تزيد نسبة الاستعانة بهم عن(25%) من متابعى الادارة أو المديرية أو تنسيق المتابعة بالمديرية.
ـ ألا يقل تقرير الكفاءة السنوى خلال العامين الأخيرين عن ممتاز.
ـ ألا يكون قد تم استبعاده من أية وظيفة سابقة، أو وقعت عليه جزاءات خلال السنوات الثلاثة السابقة، (يقدم المرشح مايفيد ذلك من الشئون القانونية وشئون العاملين)
ـ يفضل من يجيدون اللغة الانجليزية، مع اعتبار الإلمام بمهارات الحاسب الآلى، والتواصل عبر الانترنت شرطًا أساسيًا، وضرورة تقديم مايفيد ذلك.
ـ التفرغ التام للعمل بالمتابعة؛ وعدم الارتباط بأية أعمال إدارية أخرى.
على أن تطبق الشروط السابق ذكرها على جميع العاملين بالمتابعة حاليًا، والمنضمين مستقبلًا، واستبعاد من لا تنطبق عليهم الشروط.
· يراعى عند الاختيار تناسب أعداد اعضاء المتابعة مع حجم العمل كالآتى:
- أعضاء متابعة المديرية: عضو لكل إدارة تعليمية على الأقل بخلاف المدير والإدارين.
- أعضاء مكتب التنسيق : عضو لكل إدارة تعليمية على الأقل، وبحد أدنى (4) أعضاء، بخلاف المدير والإداريين.
- أعضاء متابعة الإدارة التعليمية: يرجع فى ذلك للتناسب مع أعداد المدارس بكل إدارة تعليمية، وطبقًا لما ورد بالكتاب الدورى رقم (17) لسنة 2015.
- يتم تقييم أداء السادة المتابعين بالمديريات، والإدارات التعليمية، ومكاتب تنسيق المتابعة، من حيث الانضباط، وفاعلية الأداء من خلال لجان متابعة من الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء، وطبقًا لخطط مرور اللجان، ويتم إرسال تقارير عن أدائهم للسادة مديرى المديريات، والإدارات التعليمية المختصة.
-يتم استبعاد عضو المتابعة بالإدارة أو المديرية، أو مكتب تنسيق المتابعة بالمديرية، الذى تجمع ثلاثة تقارير لثلاث لجان مختلفة من أعضاء الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء على ضعف أدائه، وضرورة استبعاده، أو عدم انطباق أحد معايير الاختيار المنصوص عليها بالكتاب الدورى، وذلك بعد إخطارا لإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالوزارة لمدير المديرية، أو مدير الإدارة التعليمية المختص كتابيًا بذلك.